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17
有效地利用反馈意见
反馈意见不需要消耗公司的一分钱，但却会给公司带来无穷的商机或收益。管理者应该为员工提供有意义的反馈意见。管理者尤其要向员工传达那些能够提高员工绩效的、有建设性的反馈意见。对于公司来说，终极的目标是获得最大化的投资收益。反馈意见不需要消耗公司的一分钱，但是会给公司带来无穷的商机或收益。所有人都听取过他人的建议，也有许多人为别人提意见。如果管理者能够有效地利用各种建议与意见，就会给公司带来更多的收益，并为公司长期可持续发展打下扎实基础。
如果想要有效地利用反馈意见，就要记住以下简单的原则：
1.敏感因素
每个人都对特定的问题非常敏感。尊重别人的情感，才能与他人建立良好的关系。在促进意见反馈时，首先要意识到存在的问题，了解哪些方面能促进意见与建议的反馈，哪些方面会妨碍意见与建议的反馈。例如，当你想给某个人提供反馈意见时，你发现他是一个非常敏感的人，或者这个人非常情绪化，你就应该把反馈意见搁一搁，留到适当时再把反馈意见传达给他。这样的话，如果令他难以接受这种反馈意见，他也有时间好好地思考与消化所反馈的内容。如果在办公的过程中，你唐突地向他传达反馈意见，结果令他难以接受，一时不能控制自己的情绪，在办公室大叫大闹，这将会非常尴尬。作为管理者应该竭尽全力地避免这种尴尬的场面。同时，在传达反馈意见时，也要考虑对方的文化背景，不要触及敏感的民族文化问题。当然，还有其他的敏感因素值得管理者的高度重视，如年龄、性别、民族、宗教信仰、性取向与种族问题。在传递反馈意见时一定要注意这些敏感因素。
2.与当前所面临的问题有关
如果你想就某一个问题向员工传递你的反馈意见，最好就事论事，不要再牵扯出其他问题。反馈意见时要具体，所反馈的意见要与当前所面临的问题相关，不要在反馈意见时夹带其他的事情。如果你想让对方专心倾听你的反馈意见，你首先就要锁定问题的核心，不要没着没落地反馈其他事情。
3.有意义
你给员工传达了反馈意见后，员工会不会马上采取行动呢？例如，如果一名员工总是迟到早退。如果你传达反馈意见的目的是重申公司准时上下班的规章制度，敦促这名员工以后改正迟到早退的坏毛病，并且可以准时准点上下班，那会不会觉得这种简单草率的反馈意见缺少一点东西呢？如果这名员工迟到的根源是因为他必须把他刚刚上学的孩子送上学校的班车后才能动身到公司来，而学校的班车总是迟到。那么，你就不要给这位员工传达反馈意见了，你需要帮助员工解决这个棘手的问题。如果你不能改变学校班车的时间表，就要为这位员工制定一个灵活的工作时间表。如果你在提供反馈意见后，员工根本就不能接受这种反馈意见，或者你的反馈意见根本实现不了，你干脆就不要费力气向员工提供反馈意见了。
4.即时反馈
如果员工最近工作非常出色，就不要等到季度绩效评估时才认可与赞扬这位员工。同样，如果出现了问题，你就要马上指出来，使问题尽可能早地得到解决。你要经常为员工提供反馈意见，你在提供反馈意见时要真诚，而且，所提供的反馈意见要客观公正，切实可行。只有这样，你才能营造出与员工坦诚交流的气氛。如果不及时提供反馈，那么，以后再反馈意见就不会产生及时有效的效果了。别忘了，你不仅要反馈消极的意见，更要反馈积极的意见，在反馈的过程中认可员工的进步与贡献。
5.倾听
在反馈意见时，你的主导行为是语言的表达。为了更有效地传达反馈意见，你可以与接收反馈意见的员工进行双向的交流。在传达反馈意见时，要倾听对方的意见，积极地回应对方，理解对方的情绪。在传达反馈意见时，要注意自己的肢体语言，不要重复太多，也不要作太冗长的解释与说明。你要检查对方是否明白了你的反馈信息。你要让对方知道：你非常理解他对反馈意见的反应。
6.易于理解
在传达反馈信息时，要使用易于理解的表达，你可以利用文字、类比，或者是举例，深入浅出地来表达你的意思。不要使用行话或俚语。如果对方与你的文化背景不同，你要注意自己的措辞，避免产生任何语言的歧议与误解。在传达文字反馈信息时，最好用自己的文字与语法来表达，如果你没有时间，也可以让助手把把关。如果接收反馈意见的员工形象化思维很发达，你可以把自己的反馈意见写下来，让助手把反馈意见转化为图案或图表；如果接收反馈意见的员工擅长于利用听觉器官接收信息，你就要保证双方多进行面对面的语言沟通；如果对方的触觉思维很发达（通过动作接收信息的能力更强），你可以采取角色扮演的方式，或者是玩游戏的方法来强化所传达的反馈信息。
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