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　　15?确认酒店的停车位

　　16?准备文具

　　会议前2周

　　会议前2周

　　会议前2周

　　会议前1周

　　会议前1周

　　式样2

　　会议筹备工作日程表

　　会务工作项目行动日程完成检查

　　1?参看日历，在其上标出日期会议前3周前?

　　2?确定会议的风格和合适的形式会议前3周前?

　　3?调查需要的信息种类会议前3周前?

　　4?确认参加会议的人数会议前3周前?

　　5?联系会议地点会议前3周前?

　　6?记录会议地点的备选场地会议前3周前?

　　7?选择场地并预订房间等会议前3周前?

　　8?印发会议通知会议前3周前?

　　9?准备日程表会议前3周前?

　　10?确认应该通知的与会者会议前3周前?

　　11?为会议主席准备日程表会议前2周前?

　　12?预定标志会议前2周前?

　　13?再次向宾馆或酒店确认预订的房间会议前2周前?

　　14?向参与者发出通知会议前2周前?

　　15?确认酒店的停车位会议前1周前?

　　16?准备文具会议前1周前?

　　第二节会议筹备工作[1]

　　一、安排会议议题

　　在一般情况下，是先有议题后决定开会，而不是先决定开会再找议题。但是，实际领导（管理）工作中的情况，往往是不完全按照正常逻辑发展的。有的时候硬是要临时找议题，这种情况多是发生在按期举行例会的机关。凡是开会，一般都由秘书工作人员提出建议，并负责安排好会议议题。

　　通常，决定召开大型会议时领导就已决定了会议的议题。而各级党政机关、企事业单位日常会议多数是例会，也有的叫办公会议，它是既要确定工作方针，又要解决实际问题的。安排例会会议议题，各部门虽有不同做法，但归纳起来不外乎下面几大类：

　　1?主管领导（例如省委书记、省长、市长、秘书长、企业董事长或总经理与厂长、校长等）临时确定议题，由会议秘书人员向有关部门搜集文件，准备资料。

　　2?待讨论的问题很多，文件也早已准备好，只是一次、二次会议讨论不完。这时，秘书工作人员就要根据轻重缓急，根据当地当时的实际情况，提出合理化建议，把要讨论的问题进行合理安排。

　　3?由会议秘书人员事前询问各主管部门有无需要在会议上讨论的事情和项目，然后加以安排，在一周，甚至在一个月之前，就必须把要讨论的问题进行整理，列成议程表，提交领导审定。

　　会议议题的来源主要有如下几个方面：一是领导同志批示交办的或指定有关部门汇报的问题；二是下级机关提请讨论的问题；三是上级领导下达指示，需要各部门集体学习讨论、研究贯彻执行的问题，等等。

　　排列日常会议议题时，就应当尽量将同类性质的问题集中排列在一起；凡不属于一个体系的问题，不要安排到同一个会议上；同时，要注意把保密性较强的议题放在后面。这样，一方面问题的性质相同，相互有联系，便于讨论；另一方面也便于有关人员到会和提前退席。此外，还应有一些后备议题，以备会议进展顺利、时间充裕时随时供会议讨论。

　　不论采用何种办法和方式，任何会议议题的最后安排，都应请有关领导定夺。

　　二、提名与会人员

　　什么人应当参加会议，同会议议题的安排一样，决定权在领导。秘书工作部门在接受委托以后，可以提出参加会议的参考名单，供领导选择、决定。

　　什么人应当参加会议，在大多数情况下，是固定的。比如中央全会，中央委员是当然与会人；政治局会议，政治局委员是当然与会人；省的常委会议，省委常务委员是当然要参加会议的。此外，有些会议，其名称就确定了大部分的参加人员，如：省、市政府农业会议，自然是要主管农业的省长、市长参加；县委书记会议，工业市长会议，等等。

　　但是，仍需要会议工作人员提出与会人员名单，送请有关主管领导审定。这里特别需要注意的是，一定要对列席人数加以控制，列席的人员过多，就会影响会议效果。

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