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　　对一些没有固定与会人员的会议，例如民主人士座谈会、知识分子问题座谈会，还有一些大型的报告会、传达会等，会务工作人员必须根据领导机关的原则指示与要求，全面考虑后，提出与会人员名单；如果领导自己拟定与会人员名单，会议工作人员可以提供有关资料或提出补充意见，请领导参考。

　　要做好与会人员的提名工作，关键是熟悉各部门的业务和各领导同志的行踪动向。为了掌握全面的情况，应该做到：

　　第一，多看些文件，例如部门的请示报告、业务资料等。

　　第二，会议工作本身就是熟悉情况的好机会。会议上有文件、有讨论、有决定，每次都有不同的与会人员，会务工作人员利用工作上的便利条件，可以大致了解这些情况。

　　第三，请干部管理部门提供情况，例如从组织部门定期编制的干部名单中，摘记新情况。

　　第四，可通知各部门、各主要负责同志的秘书，请他们随时将领导同志的出差、返回时间通知秘书工作部门或会务机构。秘书部门为了记忆和迅速回答各领导同志的出差、返回情况，可采取一些简明而有效的记载办法。如挂牌登记。这种办法是把一个方形木板分成两栏，一栏挂返回的领导同志的名字（写在一块小木牌子上），一栏挂出差的领导同志的名字，非常简便，而且一目了然。

　　式样1

　　三、发出会议通知

　　会议通知可以采用书面形式，当然也有用电话通知或用传真、手机短信、电子邮件等方式通知的会议。书面形式的会议通知包括标题和正文两大部分。

　　标题写明"什么单位召开什么会议的通知"。大型的重要会议，如各种代表大会的会议通知要编发文号。一般性的日常工作会议可以只写"会议通知"或"通知"即可，不编文号，召集会议的单位写在通知的正文的右下角，加盖公章。

　　会议通知中的正文要写清楚何单位、何时、何地、开什么会议、会议的主要目的及主要内容、会议的期限与日程的大体安排，与会人员需要提前做好哪些准备工作，报到的地点以及日期，是否可以带随员、车辆、乘车（或飞机）的地点和航班（次）等等。文字上应力求不产生理解上的歧义。

　　如果是各种类型的代表大会或代表会议，在发出会议通知之前，还要就会议代表的名额分配、各方面的比例、代表条件和产生的方法等，专门发个通知。

　　有时，为了让与会人员提前做好充分准备，在发正式通知之前，先发个预备通知。

　　四、做好报到工作

　　与会人员从接到会议通知，到进入会议场所开会，一般有三道程序：

　　1?通知会议召集机关（或发起单位）能否到会（可由所在单位汇总通知）；

　　2?从自己的工作单位或住地到达指定的开会地点，并通知会议秘书工作部门（或会议秘书人员）已经到达；

　　3?进入会场的时候，进行签名或者交出签到证件。

　　上述这三道程序，我们分别称它们为报名、报到和签到。报名方式一般用电话或手机短信，如时间来得及，也可用填发回执方式报名，外地代表也可用传真、电子邮件、电报报名。与会代表、出席人员和列席人员接到会议通知之后，向大会报名，说明他将参加会议，会议组织部门或秘书部门就要为他做必要的准备工作。

　　报名，仅仅说明会议代表准备参加会议或可以参加会议，但还有可能因工作情况或因其他缘故不能参加会议。所以，报名和报到是不同的手续，本地代表，一般只履行其中一道手续，外地代表和因故外出的本地代表，应该履行报名和报到两道手续。报到的方式一般是要求本人持会议通知（有的还需带与会议通知配套使用的会议请柬）亲自报到，也有让其秘书代劳的。接受报到的会务工作人员，应该礼貌地接待会议人员报到，在证实了报到人的身份以后，须将其住地、电话号码等进行详细登记，并将预先准备好的文件袋（内装会议文件、资料、证件、餐券和会议文具用品等）发给报到人。有的会议如人民代表大会会议、政协会议、党的代表大会会议等，还要按规定索要相片，以便制发证件。

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