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　　外地代表来到会议住所，就同时完成了报到手续，但会务工作人员应登记其到达的时间和随员人数等情况。如果会议代表住所有几处，各住所的会务工作人员要及时向大会总值班室汇报与会人员报到情况，以便在规定的报到日期内，随时掌握报到人数。发现该报到而未及时报到的，应抓紧催促，以保证在开会之前，与会人员能全部按时到达、报到。

　　五、与会人员编组

　　开大型会议时，与会人员提名确定之后，在发出会议通知的同时，就要对与会人员进行编组。

　　大会的编组，有几种不同的方法：各种代表大会，多是以代表团为单位编成若干小组；一般大会可以以区域单位编组（编成一组或几组），也可以以专业为单位编组。概括地说，会议人员编组的方法基本上有两种，一种是按地区编组；一种是按专业编组。

　　会议将召集会议机关的领导同志分入各地区小组时，应该注意这样两个问题：

　　1?某些同志自愿到某个地区小组去参加讨论问题（可能因为过去在那里工作过，或有其他便利条件），那就可适当照顾，将其编入该地区的组内；

　　2?应该将负责某项业务的各个领导同志分散到各个组去，而不要都集中在一个组内。

　　大会编组，会务工作人员只提供意见，做具体的组织工作，决定权属于会议领导（或会议主持人）。

　　六、布置会场座次

　　开会要借助于一定的场所，会场诸方面的条件好坏，舒适程度高低，对于参加会议人员心理有着不可忽视的作用。会议场所各方面的条件好，与会人员开起会来，就会心情愉快，精力集中；反之，效果就会差一些。这在一定程度上影响到会议的成效。可见，会场的选择与布置，要有一定的讲究，也是一门学问。特别是大中型会议场所的选定与布置比较复杂，而且还要给每个到会人员排列固定位置，因而专门另辟章节讨论这个问题。

　　七、制发会议证件

　　召开会议，应视必要，制发会议证件。一般来说，制发会议证件，只限于大中型重要会议，而通常的小型会议，没必要制发有关证件。

　　会议证件的种类，一般有出席证（或代表证）、列席证、来宾证和签到证四种。另外还有会议工作证、记者证等等，这些证件都是工作证件。

　　会议证件有四个作用：一是证明与会人员的身份；二是为了会议的安全；三是为了设计到会人数；四是为了方便维持会场秩序。

　　制发会议证件，应根据具体情况与条件，不可也不必都追求一样。有些会议不排座次，就不必搞座号。有些大型会议，可以制作普通的像入场券性质的证件。另外有些会议，例如一些规模不大的一般性专业会议，或者是大型的干部会议等，每人发一个印有字样的有色布条或纸条，也具有证件的作用。对于特别是一些极为重要的连续开几天以上的大中型会议，不但要有正规的证件，而且要在证件中贴上本人相片，加盖钢印，以防被人仿冒。

　　证件的形式，应当深刻反映的会议内容，做到美观大方、朴素适用，切忌华而不实，低级庸俗。证件不必定型，可以根据上述要求设计各种式样。

　　（一）出席证

　　1?简式。用名片纸印制，长9厘米，宽5?5厘米，底色为黄、白色等均可。

　　式样1

　　××省领导学学会成立大会

　　暨第一次学术讨论会

　　出席证

　　××年×月×日

　　2?繁式。折叠式，左边折起，口向右连开，卡片纸精制，长11厘米，宽7厘米。

　　式样2

　　（证件的首页外面，紫红色，烫金字）

　　中国共产党第××次全国代表大会

　　出席证

　　席次：××排××号

　　姓名：

　　选举单位：

　　编号：

　　（证件的底页内面，浅黄色，印字）

　　注意事项

　　1?凭证进入大会会场。

　　2?此证可通行各小组会场及各代表住所。

　　3?如有遗失请立即通知大会秘书处。

　　（二）代表证

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