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　　八、内外联络工作

　　会议进行中，不是与外界隔绝的，需要会务工作人员进行内外联系，传递信息。如有关部门的紧急情况要转达与会者，传递信件、电报、接电话等。

　　会务秘书要协助主持人组织好大小会议，并做好上下联络。要收集掌握会议动态，并随时把会议的进展情况、与会者的建议和要求向会议主持人汇报，同时及时将主持人的安排意见及有关领导人的意图传达贯彻下去，做到上下沟通，有利于问题的解决。

　　会议在进行过程中，如会务工作人员接到寻找与会者的电话，应妥善地做好转接工作。一般而言，只要不是特别紧急的电话，均可先不传呼，先记下相关内容，等待会议中间休息时或会议结束后再交给当事人；只有内容十分紧急的电话，会务工作人员才用纸条通知当事人接听。

　　对会议进行过程中的来访者，如有急事，会务工作人员可请来人稍候，然后用递纸条的方式，告诉当事人自己来处理。

　　在内外联系、传递信息中，会务工作人员应该注意会议内容的保密，任何保密的会议内容不可泄露出去。

　　第二节会议生活服务管理[1]

　　一、会议食宿服务

　　（一）饮食服务

　　会议饮食服务质量直接关系与会者的身体健康。要按照国家有关部门规定的标准，尽最大努力，满足与会者在饮食方面的合理要求。会务工作人员要认真做好饮食费用预算、采购、烹调、就餐等工作。会议餐饮要干净、卫生、美味可口，尽量地照顾到不同口味的人的需要。要照顾到病号的需要，照顾到少数民族的与会者，照顾到有特殊需要的与会者。有条件的可设立病号席、清真席，实行分餐制度。对因开会误了用餐时间的人员，应预留饭菜。

　　在会议用餐中，桌次与座位是一个不可忽视的问题。按习惯，桌次的高低以离主桌位置远近而定，右高左低。桌数较多时，要摆桌次牌。宴会可用圆桌方桌或长桌，一桌以上的宴会，桌子之间的距离要适中，各个座位之间的距离要相等。团体宴请中，宴桌排列一般以最前面的或居中的桌子为主桌。各类宴会餐桌摆放与座位安排，都要整齐统一，椅背达到纵横成行，台布折纹要向着一个方向，给人以整体美感。

　　礼宾次序是安排座位的主要依据。我国习惯按客人本身的职务排列，以便谈话，如夫人出席，通常把女方排在一起，即主宾坐在男主人右上方，其夫人排在女主人右上方；两桌以上的宴会，其他各桌第一主人的位置一般与主人主桌上的位置相同，也可以面对主桌的位置为主位。

　　（二）住宿安排

　　大中型会议由于与会者人数较多，一般需要租用招待所、饭店、宾馆等，除了要考虑到住房、饮食、卫生等条件外，还要考虑到会议室是否够用的问题。

　　会务工作人员在安排住房时，要根据与会者的职务、年龄、健康状况、性别和房间条件等，进行综合考虑，统筹安排。尽量将老同志、女同志安排到向阳、通风、卫生条件比较好的房间，将年轻的身体健康的与会者安排到条件相对较差的房间。注意不要把汉族代表同生活有禁忌的少数民族代表安排到同一个房间。

　　（三）住地服务

　　会议代表所租住的招待所、饭店、宾馆的服务人员，要努力提高服务水平，搞好居住服务，保持住房、卫生设施的清洁卫生、舒适实用。有条件的应当设立日常生活用品小卖部、理发室、邮电所、电话超市等，开辟活动室、健身房、阅览室等，满足与会者生活、通信、健身、阅读等方面的需要。服务人员应热情、周到、文明、礼貌，使与会人员有宾至如归的感觉。

　　二、会议用品供应

　　（一）生活用品供应

　　会议期间，与会者在会场的生活用品供应主要是饮料、茶水、点心的供应。果汁类饮料一般很少供应，现在一般为与会者供应矿泉水，因为它适合大多数与会者的口味。冬天，以半天会议计算，每一个与会者供应一支250毫升的矿泉水；夏天，则加倍供应。如果是茶水或饮料，则要准备一次性纸杯。如果会议时间较长，还应考虑在会议休息的间隙为与会者供应点心。为保持会场整洁，会议休息间隙的点心供应，应放置于会场外的走廊上或休息厅中。

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