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　　第一，应当根据有关领导的意图，按照会议的性质，确定集体摄影的规模和参加范围，并列入会议议程之中。

　　第二，进行必要的准备。联系好集体摄影的单位和摄影师，必要时，可请摄影师到现场察看场地。室外集体摄影，要根据上午和下午的时间表，确定照相机的摆放方向和位置，并根据天气预报和天气变化情况，及早提出更改意见。应当画出集体摄影安排的平面布置图，对在前排就座的领导人，一一在座位上写上名字。一般来说，党的会议按党内职务高低排列座位，非党务会议按行政职务排列座位。其他与会者进入摄影场地的次序和到达位置，都应编制计划，以避免蜂拥而上，造成秩序的混乱。

　　第三，搞好现场指挥。摄影现场要设置一名总指挥，严格按照预定方案，实施统一指挥；无特殊情况，切勿随意地改变，以保证集体摄影活动有条不紊地顺利进行。

　　九、看望与会人员

　　与会者报到后，会务工作机构应组织会议领导部门的有关领导同志，去会议代表住地，看望各地来的与会者，实地检查生活服务工作情况，征询与会者对生活服务工作的意见，发现问题，及时纠正；或在力所能及的情况下，加以改进或改善。

　　看望与会者的方式有如下几种：一是会议领导同志重点地去看望层次较高的上级领导、贵宾等；二是有选择地看望一些行业、部门的与会者；三是看望全体与会者，这种方式在会议代表人数较少的情况下，才能实施。如果会议领导同志与会务工作人员较多，可以分成几个探望小组，每个小组分别由一位会议领导同志带领，分别去看望与会者。

　　十、通信录的编印

　　编印会议通信录，可以保证会议组织机构同与会者之间的联系，可以为与会者提供互相联系的便利工具。通信录的内容主要有姓名、性别、单位、联系地址、邮编、电话与手机号码、电子邮箱等项。通信录需要记载的内容，会务工作人员可以事先请与会者在发会议回执时，一起发给会议筹备组；可以在与会者报到时，请他们提供；或在会议期间，请与会者提供。

　　会务工作人员在收集齐与会者的通信方式后，就应及时地安排打印，校对无误后按人数印制、分发。在确保每个会议代表人手一份外，印数还应留有余地，以备特殊的需要。对因特殊原因未能如期与会的人员，会务工作人员应注意收集其个人的信息，编入通信录中，并设法发放到位。

　　第三节会议安全保卫工作[1]

　　一、会议安全保卫工作的筹划

　　（一）会议安全保卫工作的确定

　　确定会议是否需要开展安全保卫工作，要根据会议的性质、规模、内容、参加人员的级别来确定。一般来说，国际性会议、党和国家的重要会议，大型会议如省一级的代表大会，市、县有相当规模的大会，或内容十分重要，需要绝对保密的中小型会议，都应安排好安全保卫工作。其他的中小型会议，如无特殊需要，由召开会议的部门组织本单位保卫人员，做一般性保卫工作即可。如会议需要专职保卫部门参加安全保卫工作，召开会议的部门应在会议确定召开日期后，立即通知会议所在地的警卫部门，如省、市（地区）、县公安部门，由他们负责筹划安全保卫工作的各项具体事宜。

　　（二）会议安全保卫工作方案的制订

　　负责会议安全保卫工作的部门，应该参加会议的筹备工作，根据会议的要求，制订安全保卫工作方案。会议安全保卫工作方案中，应有组织领导、职责任务、具体工作要求等方面的内容。会议的安全保卫工作，应在大会秘书处的统一领导下进行。会议安全保卫的准备工作要做得细致而扎实、慎之又慎，不能遗漏任何一个细节。特别是要有预防发生突发事件的应急预案，以保证在关键时候，能迅速反应与应对，防止造成大的损失，或把突发事件造成的损失减少到最低限度。

　　在会前，会议安全保卫部门应做好的工作主要有：（1）与车站、机场、码头公安保卫部门取得联系，做好与会人员的接站与送站安全保卫工作；（2）与会议住所的保卫部门取得联系，安排会议会场、住所的安全保卫工作；（3）与交通管理部门取得联系，安排会议交通方面的安全保卫工作；（4）印制会议所需的证件，如会议住所和会场出入证件、会议专用车辆通行证件等。

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