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　　在会议过程中，如果出现与会者对会议领导者的意图，一下子难以理解或意见不一致的情况，作为会议领导者，一方面要在信任的前提下，以平等的姿态，诚恳地同与会者交换意见，进行耐心的说明和引导工作；另一方面会议领导者也应注意吸收他人意见中的有价值的成分，以便使自己的意见更加完善或更加正确。

　　八、灵活应变

　　会议组织管理工作是一个动态的管理过程，会议领导者和会议组织者既要面对许多确定因素，又会遇到由多因果关系形成的许多随机因素。会议组织管理的动态规则，要求会议领导者和会议组织者要把会议的全部组织工作放到一个时间序上去认识，在会议进行的每一个时间段上，都有与之相对应的会议组织管理工作。在会议实际召开之前，会议领导者和会议组织者应在自己的脑子里，先让会议"动"起来，设想各个环节可能出现的问题和防范措施，以使会议组织管理工作万无一失。

　　第二节会议质量控制[1]

　　一、影响会议质量因素

　　影响会议质量因素的主要因素有两个大的方面，一是会议宏观控制工作质量（成效），二是会议微观组织管理工作质量（成效），把其写成公式就是：

　　会议质量=会议宏观控制工作质量×会议微观组织管理工作质量

　　（一）会议宏观控制工作质量

　　影响会议宏观控制工作质量的主要因素有四个：一是对会议数量的控制，二是对会议规模的控制，三是会议时间的控制，四是会议经费的控制。用公式来表达如下：

　　会议宏观控制工作质量=会议数量控制工作质量×会议规模控制工作质量×会议时间控制工作质量×会议经费控制工作质量

　　(二)会议微观组织管理工作质量

　　影响会议微观组织管理工作质量的主要因素有三个方面：一是会议筹备工作质量，二是会中管理工作质量，三是会议善后工作质量。用公式来表达如下：

　　会议微观组织管理工作质量=会议筹备工作质量×会中管理工作质量×会议善后工作质量

　　会议微观组织管理工作质量与上述三大因素的关系是非常直接的正比关系，即三个因素的工作质量全优，那么会议微观组织管理工作质量肯定是优质，会议成效肯定会好；反之，则会议微观组织管理工作质量低，会议成效肯定会差。

　　1?影响会议筹备工作质量的因素

　　（1）会议筹备工作机构履行职责的情况

　　会务工作机构的设置是否科学有效、会务人员的职务名称是否规范、会务工作机构的分工是否科学合理、会议筹备方案的制订是否科学与可行、会议筹备工作的检查是否及时到位，都对会议微观组织管理工作质量有着重要的影响。

　　（2）会议筹备工作的成效

　　安排会议议题是否科学、提名与会人员是否科学、拟发会议通知是否科学与及时、会议报道工作是否及时而有效、与会人员编组是否正确、布置会场座次是否科学、制发会议证件是否科学与及时、编制经费预算是否符合法规的要求，等等，都对会议微观组织管理工作质量有着重要的影响。

　　2?影响会中管理工作质量的因素

　　（1）会场服务工作的成效

　　组织代表签到是否科学而有序、引导代表入座是否及时而周到、发放会议文件是否科学而有序、安排会议发言是否科学而紧凑、组织分组讨论是否科学而有效、会议记录工作是否及时而完整、处理临时事项是否机智而灵活、内外联络工作是否科学，等等，都对会议微观组织管理工作质量有着重要的影响。

　　（2）会议生活服务工作的成效

　　会议食宿服务是否热情周到、会议用品供应是否及时而有效、医疗卫生服务是否满足需要、交通保障工作是否能满足要求、通信保障工作是否安全而畅通、组织参观考察是否安全而确有成效、组织文体活动是否让大家满意、组织集体摄影是否快速而周到、看望与会人员是否热情洋溢、通信录的编印是否及时周到，等等，都对会议微观组织管理工作质量有着重要的影响。

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